成員、角色與權限

逐步操作與欄位說明請見成員。本頁保留整體作業與閱讀順序。

圖：本機練習工作空間的實際介面，資料皆為虛構；可見操作依權限而異。

角色是工作空間內的一組功能權限。成員可被指派多個角色，取得這些角色合併後的權限。「系統管理員」與「會計人員」是手冊閱讀分類，不能直接視為應用程式已指派的角色。

操作前確認目前工作空間。檢視成員、檢視角色、邀請、撤回邀請、停用、啟用、指派角色及建立／修改／刪除角色，各有獨立權限。管理人員只能授予自己目前具備的權限，也只能指派自己具備該角色全部權限的角色。

從範本建立角色

1. 開啟「工作空間設定 → 權限管理」。
2. 按左側「角色範本」，閱讀每個範本的說明。
3. 選擇適合的範本，檢查各分類中的「角色權限」，依公司分工調整。
4. 按「從範本新增角色」，於「新角色名稱」輸入名稱，按「新增角色」。
5. 在左側自訂角色清單中開啟新增角色，確認名稱與權限。

範本只是起點：瀏覽範本不會自動啟用或指派角色。從範本新增後，角色可以獨立修改。

常用範本	適合用途	應注意的分工
記帳人員	憑證、傳票、資產處理與折舊攤銷	記帳操作與核准操作分開檢查
主辦會計	傳票與資產覆核、關帳安排與財報編製	不應以名稱推定具有所有建立、修改權限
會計師	查帳、審閱憑證、傳票、資產與財報	唯讀範本，不含記帳或核准、退回操作
工作區管理人	成員及一般設定管理	仍受可授予權限上限限制，並非擁有者替代身分

其他範本可在「角色範本」查看完整說明，包括檢視者、編輯者、行政、財務、資產管理與 AI 代理等分工。請以實際勾選的權限為準。

自訂或修改角色

1. 在「權限管理」按「新增角色」，或選擇左側既有角色。
2. 使用「修改角色名稱」圖示設定名稱，再按「套用名稱」；名稱會與權限一併儲存。
3. 在「權限資源分類」切換分類，勾選要授予的功能；「全選」作用於當前分類中可授予的權限。
4. 按「儲存角色」，確認角色已出現在清單或重新開啟角色核對。

系統會在勾選時帶入必要的相依權限；取消某項相依權限，也會取消依賴它的操作。無法授予的選項會停用，必要時顯示「需具備可授予權限」。若已有角色超出自己的授權範圍，可能只能檢視，不能儲存或刪除；請由具有足夠權限的人員處理。

憑證與傳票的草稿捨棄、已同意原件更正及作廢各有獨立權限。請依角色權限指南手動配置。

需要刪除角色時，在角色頁按「刪除角色」，依結果訊息確認是否成功。刪除會移除所有成員對此角色的指派，其他角色仍保留；刪除後應重新檢查成員權限及邀請預設角色。

設定下載與匯出權限

檢視權限不包含匯出能力。帳冊 XLSX、主報表 XLSX、財產目錄 XLSX／PDF、傳票 PDF 與相關憑證 PDF 各有獨立匯出權限；下載時還會檢查必要的閱讀權限。擁有者具有這些權限，既有成員角色及職務範本不自動補入，請依下載與匯出權限表明確配置。

設定檔案加密權限

檔案加密依工作空間設定自動執行；解密與加密設定另有權限，請依工作需求授予：

• 查看加密附件：除附件檢視權限外，還需「讀取工作空間檔案金鑰」與正確的加密密語。
• 加密上傳與轉換保留附件：依工作空間設定自動執行，只要求原有憑證建立／修改與附件檢視權限，不要求金鑰讀取。
• 啟用加密或變更密語：分別使用「啟用工作空間檔案加密」與「變更工作空間檔案加密密語」，且仍限擁有者操作。授予一般成員不會解除擁有者限制。

請檢查需要查看加密附件的角色，補上讀取金鑰權限；只上傳加密附件的角色不需讀取解密金鑰；轉換保留明文附件需原有憑證修改權限。儲存後請成員重新載入頁面確認。操作步驟見檔案加密指南。

設定邀請的預設角色

1. 開啟「工作空間設定 → 成員」。
2. 在「邀請的預設角色」選擇「接受邀請時的預設角色」。
3. 等待「預設角色已儲存」。

成員接受邀請時會指派當時的預設角色；變更預設不會修改已加入成員的角色。選擇「不指派角色」時，新成員加入後沒有工作空間使用權限，需另外指派。

圖：從實際成員頁裁出清單。先核對電子郵件與角色，再進行管理；本圖只有教學帳號的擁有者，不是邀請已完成的示例。

邀請同事

1. 在「成員」按「邀請成員」。
2. 輸入電子郵件地址，每行一個，也可用逗號分隔；一次最多 50 個。
3. 按「寄送邀請」。受邀者會標示「邀請中」及最後邀請日期。
4. 請同事用相同電子郵件登入，到「工作空間管理」按「確認加入」，輸入邀請信中的六位邀請碼。
5. 同事加入後，在成員清單核對加入日期及角色。

例如：初本範例公司為外部查帳人員建立「外部查帳」角色，採用唯讀「會計師」範本。設定此角色為邀請預設，再邀請 auditor@example.com；加入後確認可閱讀報表與佐證資料，沒有帳務修改按鈕。此地址為虛構範例。

指派多個角色

1. 在「成員」點選已加入的一般成員電子郵件。
2. 在「指派角色」勾選適合的角色；可同時勾選多個。
3. 按「儲存角色」，等待「角色已更新」。
4. 返回清單核對角色，請成員重新載入頁面確認可用功能。

只能編輯已加入的一般成員；擁有者與邀請中的對象沒有相同的角色編輯入口。若角色選項停用，先檢查自己是否具備該角色的全部權限。

撤回邀請

1. 在「成員」找到「邀請中」的對象，按「撤回邀請」。
2. 核對對話框的電子郵件與工作空間名稱，確認後按「撤回邀請」。
3. 清單更新後，確認該邀請已不在列表。

系統會寄信通知受邀者，原邀請碼隨即失效。撤回不重設寄送冷卻時間或每日限制；重新邀請仍需符合寄送限制。若對方已完成加入，請改用停用成員。

停用與啟用成員

1. 在「成員」找到已加入的一般成員，依目前狀態按「停用」或「啟用」。
2. 核對對話框的電子郵件與工作空間名稱，按「停用成員」或「啟用成員」。
3. 清單更新後，核對該成員的狀態。

停用與啟用各需對應權限，成功變更後都會寄信通知成員。停用後，成員不能再透過瀏覽器或 MCP 使用這個工作空間，但成員身分、加入日期、角色指派及歷史操作人仍保留。管理人員仍可調整停用成員的角色。

停用釋放此工作空間的成員位置；若同一信箱仍在擁有者其他工作空間啟用，共用成員名額仍計一次。啟用須有足夠的工作空間與共用成員額度，成功後恢復保留角色的權限。重新邀請停用成員不會啟用其資格或重設角色。

擁有者不能停用；「邀請中」對象使用撤回邀請。系統不再提供刪除成員資格的移除操作，以保留歷史操作歸屬。

成員名稱、頭像與工作空間圖示

每位啟用成員可修改自己在工作空間內的顯示名稱與頭像，不需具備完整成員清單的檢視權限。工作區管理人則可依權限修改其他成員（包含已停用成員）的工作空間顯示資料與工作空間圖示，但不能代改對方的個人帳號資料。顯示名稱去除前後空白後最多 50 字元；清除工作空間覆寫後，會恢復繼承個人資料的設定，電子郵件與歷史操作歸屬均不受影響。

常見問題

有成員管理權限，為何仍不能指派記帳角色？

指派角色還需要角色檢視、角色指派權限，以及被指派角色的全部權限。請由擁有者或具有足夠權限的人完成帳務角色指派。

接受邀請後無法使用工作空間？

先檢查是否顯示「未指派角色」，再確認角色是否包含需要的頁面與操作權限。另需確認擁有者方案有效。

看到「角色資料無法載入」或「僅供檢視」？

這與沒有角色不同。核對角色檢視／修改權限，依畫面錯誤重試；不要重新邀請已加入成員來代替處理權限。

相關章節：工作空間管理、導入驗收、FAQ。