觀念說明：AI 如何使用系統功能

AI 能用自然語言整理您的要求，但要讀取或修改初本中的資料，仍需呼叫系統提供的工具。了解這個過程，有助於辨認「AI 提出建議」與「系統已完成操作」。

一般操作人員可先看草稿、提交、同意與預覽，了解哪些結果還需要後續處理。下方的連線憑證與權限說明適合管理人員排查設定。

MCP、工具與金鑰是什麼？

名稱	可以怎麼理解	在本系統中的用途
AI 用戶端	您與 AI 對話的軟體	接收要求，呼叫已連接的工具並整理結果
MCP	外部軟體與初本溝通的連線方式	讓 AI 用戶端取得允許的工具清單並使用工具
工具	一項明確的系統功能	例如讀取工作空間、查詢報表或建立傳票草稿
金鑰	綁定工作空間與工具的連線憑證	指定這條連線可用的公司與工具範圍
OAuth 授權	登入並同意某個外部軟體連線	選擇既有金鑰，完成驗證後讓用戶端取得連線憑證

完成 OAuth 不會新增原本沒有的工具。金鑰完整值只在建立時顯示一次；系統無法幫您讀回遺失的完整值。

一條連線只綁定一個工作空間

金鑰建立時選定工作空間。瀏覽器切換到另一家公司，不會替既有 AI 連線換公司。因此，開始工作先請 AI 查詢並核對工作空間名稱；要換公司，請改用正確工作空間的金鑰及連線。

多條連線名稱建議包含公司與用途，例如「範例公司－報表查詢」，方便您在 AI 用戶端辨認。

為什麼看到工具，仍可能不能執行？

可用範圍同時受到以下條件限制：

工作空間政策： 擁有者是否開啟 MCP，並允許這項工具。
個人金鑰與授權： 這把金鑰及連線是否啟用這項工具，且仍有效。
目前成員權限： 您是否仍有執行該項操作的權限；角色與方案狀態也可能影響操作。

例如，查閱報表需要報表檢視權限。報表預覽雖然不建立或修改範本，仍需要報表預覽權限；單純檢視角色可能不能用。建立傳票草稿則需要建立傳票的權限。授權畫面不能繞過這些限制。

需要處理權限時，請擁有者核對成員與權限。不要為了執行某項提示詞就把所有工具全部開啟。

AI 回答、工具結果與系統畫面

AI 可以先寫建議，這時初本資料未必改變。工具執行後，AI 會收到系統結果，再轉成文字回答；這段文字仍可能遺漏條件或解讀錯誤。

核對時，請看三件事：工具是否確實成功、使用的公司與參數是否正確、初本畫面是否能找到相同結果。傳票建立後，應核對識別碼、日期、借貸與狀態，而不只看「已建立」一句話。

要求 AI「先列出內容，待我確認」能表達您的操作順序，但系統不保證每次工具執行前都彈出確認視窗。查詢用途的連線只啟用查詢工具，能直接限制它可執行的操作。

多筆操作如何判斷成功？

資源詳情、建立、修改、刪除及生命週期工具可沿用單筆輸入，也可使用 {"items": [單筆輸入, ...]}。工具清單會列出支援格式與目前上限；集合查詢、清單、工作空間管理、個人或成員資料、檔案傳輸及工作空間整體設定不提供此批次格式。批次不會擴大角色或連線的授權範圍。

預設詳情讀取每批最多 20 筆，建立、修改、刪除每批最多 50 筆，同一請求最多同時執行 10 筆。儲存、提交、同意、退回、更正、作廢與迴轉使用修改上限，捨棄使用刪除上限；明細與附件原有上限仍適用。

整批輸入先通過驗證才開始；items 不可為空，也不能與單筆欄位混用。任一項輸入無效時整批不執行。開始執行後，各項獨立處理，沒有執行順序保證；同批項目不能依賴其他項目剛建立的結果。

批次回傳 {ok, results}。results 依輸入順序排列，以從零起算的 index 對應原項目；成功項目有 ok: true 與 value，失敗項目有 ok: false 與安全的 error。整批 ok 只有全部成功時才是 true；即使 MCP 回應標示 isError: true，仍可能已有成功項目。執行失敗不會停止其他項目，也不會回復已成功項目。

請 AI 逐項列出結果，回初本核對成功或結果不明的項目，再決定是否只重送失敗項目。系統不自動重試或整批回復；直接重送整批可能重複建立資料。

草稿、提交、同意與預覽

結果	系統中的意義	下一步
AI 提出的傳票建議	對話中的內容，未必已保存	核對原始資料與科目
傳票草稿	已保存，可繼續檢查修改	到草稿清單核對，再依分工陳核
審核中傳票	已陳核，等待覆核	由有權限的人員處理
已同意傳票	納入相關帳冊與報表計算	核對已入帳內容
報表規則預覽	計算指定規則的結果	檢查期間、科目與數值；需要保留再保存範本

建立草稿不會自動陳核或同意；報表預覽也不會自動保存範本。本主題的提示詞將這些步驟分開，方便您檢查。傳票生命週期與Report DSL提供詳細操作。

連線失效時如何判斷？

情況	處理方式
擁有者保存了 MCP 政策	既有 OAuth 授權連線需要重新授權，從原用戶端重新發起
金鑰已撤銷或遺失	建立新金鑰，重新設定連線；遺失時先撤銷舊金鑰
個別 OAuth 連線已撤銷	需要再次使用時重新發起授權
權限、成員資格或方案狀態改變	請擁有者核對成員權限及可用功能
授權要求或驗證碼過期	要求失效時重新發起；驗證碼過期時重新寄送
端點或認證設定錯誤	重新複製端點，確認 OAuth 與 `X-MCP-Key` 沒有同時使用

要停止某一次 OAuth 連線，可到個人授權連線撤銷。要停用整把金鑰及其連線，請到個人 MCP 金鑰撤銷金鑰。擁有者另可查看工作空間授權連線。

圖片交給 AI 後，何時才算已上傳？

AI 能辨識圖片內容，不表示圖片已保存到初本。透過 AI 上傳時，用戶端需要能讀取檔案及執行 HTTP 上傳；系統會將附件附加到指定的原始憑證，並回傳成功與略過的檔案。請在初本開啟同一文件核對附件。

「建立短效檔案上傳憑證」工具提供有效十分鐘、限用一次的憑證，只允許指定文件與事先列出的檔案批次。這項授權不取代成員權限；上傳時仍檢查連線、工作空間政策及原始憑證修改權限。每批最多 20 個新附件，處理失敗後需取得新憑證；結果不明時先查文件，避免重複附加。

操作範例見透過 AI 上傳單據圖片。

AI 如何下載原始憑證附件？

附件由 file_download_token_create 建立單筆下載憑證，再由用戶端以 HTTP 取得檔案。工作空間政策、金鑰與連線均須允許此工具；本人須有原始憑證檢視權限，不要求修改權限。

讀取文件詳情，核對附件名稱及附件 UUID；下載目標是附件識別碼。
呼叫 file_download_token_create，輸入 {"target":{"scope":"source-document","id":"附件 UUID"}}。
成功結果提供 token、expiresAt、expiresIn: 600、method: "GET"、path 及 file 中繼資料。用戶端對同一網站的回傳 path 發出 GET，在 Authorization: Bearer … 標頭放入這次取得的下載 token。
保存回應的檔案 bytes，核對名稱、大小及加密狀態。MCP 回應不含 Base64 檔案內容。

下載端點為 /workspace/docs/files/{fileId}/download，不接受查詢參數或 body。不能以 MCP API 金鑰、OAuth access token、上傳 token 或瀏覽器登入狀態代替下載 token，也不能將 token 放進網址。每次憑證僅下載一個附件，不提供 items 批次格式。

憑證有效 10 分鐘且限用一次，綁定附件版本；附件更名、替換或重新加密後，舊憑證回傳 409 file_version_conflict，需重新讀取詳情及取得憑證。簽發與下載均核對目前成員、權限、政策及金鑰／連線狀態。開始讀取檔案前便會消耗憑證；下載失敗、回應遺失或傳輸中斷時，須取得新憑證。

每把金鑰最多保留 20 個、每個工作空間最多 100 個未用且未過期的下載憑證，與上傳額度分開計算；超過時回傳 429 download_token_limit_reached。已加密附件下載後仍是密文；file.encryption 封套不包含密語、KEK 或私鑰，不能只靠下載工具解密。

加密附件與 AI 工具

已啟用檔案加密時，支援第 3 版檔案封套的 MCP 用戶端從 workspace_info 取得工作空間共用公鑰，在本機加密圖片／PDF 再上傳，不需授予金鑰讀取權限。啟用前既有未加密附件的轉換也由用戶端加密，透過儲存工具提交，不由伺服器代做。

工作	成員權限與工具要求	本機處理
加密上傳新附件或轉換保留明文附件	原有憑證建立／修改與附件檢視權限，以及工作空間資訊、儲存等實際使用的工具授權	以 `workspace_info` 的共用公鑰產生第 3 版封套，不需 `workspace-file-key:view:workspace`
解密並查看附件	瀏覽器的附件檢視與 `workspace-file-key:view:workspace` 權限	在瀏覽器取得受保護的金鑰封套並輸入密語解鎖；MCP 不提供工作空間 KEK 或私鑰封套

缺少金鑰讀取權限不會關閉工作空間的自動加密；只要具備上傳所需權限、工具授權與可用公鑰，仍可加密儲存。查看加密附件請在瀏覽器以正確密語解鎖。不要把密語貼進對話或工具參數。詳見加密原理及協定規格。