權限管理：角色與角色範本
這個分頁決定各角色可以做哪些工作。修改前先寫下「誰需要查閱、誰負責輸入、誰可以覆核」，再選權限。
跟著做：從角色範本建立角色
Section titled “跟著做：從角色範本建立角色”開始前準備： 具有角色檢視與建立權限，而且持有準備授予的全部權限。用測試工作空間練習。
- 開啟「設定 → 權限管理」，查看「角色統計」。
- 在左側選「角色範本」，開啟符合工作的範本。
- 切換「角色權限」的資源分類分頁，逐項閱讀勾選的權限；依需要調整可選項目。
- 按「從範本新增角色」。
- 在「新角色名稱」輸入容易辨識的名稱，例如「範例帳務人員」，按「新增角色」。
- 確認左側出現新角色，再到成員指派給同事。
完成結果： 角色已建立。建立角色和讓同事取得角色是兩個操作。
圖：角色名稱供識別；實際可執行操作需核對角色權限。實際介面使用虛構練習資料。
| 欄位 | 必填／選填 | 預設值或條件 |
|---|---|---|
| 角色名稱 | 必填 | 新增、從範本建立或改名時填寫，最多 120 字。 |
| 權限 | 選填 | 勾選需要授予的權限；系統一併處理依賴權限。 |
自訂與修改角色
Section titled “自訂與修改角色”- 按「新增角色」，開啟自訂角色編輯頁。
- 按標題旁「修改角色名稱」，輸入 1 至 120 字名稱。
- 按「套用名稱」，再勾選需要的權限。
- 按「儲存角色」，確認保存結果。
名稱與權限一併儲存；只按「套用名稱」還沒完成保存。
修改既有角色時從左側選角色，調整勾選後按「儲存角色」，確認「角色設定已儲存」。修改會影響已指派此角色的成員，先確認工作安排。
資源分類、全選與相依權限
Section titled “資源分類、全選與相依權限”權限依功能資源分頁顯示，例如傳票相關功能。每個分頁的「全選」或「取消全選」用來調整該類可選權限。
某些操作需要先有其他權限，例如處理資料前要能閱讀相關頁面。系統會納入需要的相依權限；取消必要權限也會影響依賴它的選項。不要只看單一勾選框，儲存前重新核對整組權限。
憑證與傳票的捨棄、更正及作廢權限
Section titled “憑證與傳票的捨棄、更正及作廢權限”原始憑證與傳票分別提供草稿「捨棄」、已同意原件「更正」及「作廢」權限。修改權限不包含更正或作廢；更正與作廢均需該資源的檢視權限。主辦會計與財務主管範本提供更正及作廢，但既有角色不會自動補入新增權限。
下載與匯出權限
Section titled “下載與匯出權限”檢視資料與下載匯出分開授權。依工作需求勾選下列權限；角色表單會帶入必要的相依權限：
| 工作 | 額外權限 | 仍須具有的閱讀權限 |
|---|---|---|
| 帳冊 XLSX 下載 | journal:export:workspace |
帳冊、會計科目及工作空間檢視 |
| 主報表 XLSX 下載 | report:export:workspace |
報表、會計科目及工作空間檢視 |
| 財產目錄 XLSX／PDF | asset:export:workspace |
資產及工作空間檢視 |
| 傳票 PDF 列印 | journal-entry:export:workspace |
傳票、帳冊、會計科目及工作空間檢視 |
| 列印相關原始憑證 PDF | source-document:export:workspace |
原始憑證、資源關聯、會計科目及工作空間檢視，並符合傳票列印的全部權限 |
只有閱讀權限不能下載匯出，只有匯出權限也不能讀取資料。帳冊 XLSX、財產目錄匯出與傳票 PDF 的匯出權限互不取代。主報表 XLSX 不含稽核明細，不要求傳票檢視權限。
工作空間擁有者具有上述五項匯出權限；既有成員角色及職務範本不自動新增，需由管理人員明確授予。啟用檔案加密時，相關原始憑證 PDF 另需讀取檔案金鑰權限，並在目前分頁以密語解鎖；未啟用加密時不要求金鑰閱讀。
有刪除權限且角色在可管理範圍內時，按「刪除角色」，於確認對話框核對影響後再按確認。指派此角色的成員會立即失去由此角色提供的權限；其他角色提供的相同權限仍須一併檢查。
只能授予目前自己具有的權限，包含操作所需的相依權限。「需具備可授予權限」會列出欠缺項目；「此角色目前僅供檢視」或範本權限不足時，請擁有者或有足夠權限的人處理。不要為了讓按鈕可按而隨意移除工作所需權限。
角色範本是建立角色的起點；新建後成為工作空間的自訂角色。角色名稱只是標籤，真正決定能否操作的是勾選權限。沒有權限的角色會計入「未設定權限角色數」，不會因名稱包含「管理員」就自動獲得權限。