操作指南：管理加密密語與鎖定狀態

沒有「忘記加密密語」復原流程

加密密語遺失且無人保有可用加密密語時，加密檔案無法復原。初本、工作空間擁有者與支援人員都不能重設加密密語來解密原有檔案；登入驗證碼也無法解鎖檔案。請先妥善保存加密密語，並透過安全管道與授權成員分享。

解鎖與鎖定檔案

先確認具備「讀取工作空間檔案金鑰」與附件檢視權限。只有工作空間或原始憑證檢視權限，無法解鎖加密檔案；請管理人員依成員與權限補上所需權限。

1. 確認頁首工作空間名稱，向擁有者取得該工作空間的加密密語。
2. 按頁首的 盾牌鎖圖示，開啟「檔案鎖定與解鎖」。
3. 輸入 8–50 個字元的加密密語，按「解鎖檔案」。
4. 查看加密檔案；離開座位或完成作業時，再按頁首 盾牌鑰匙孔圖示，按「鎖定檔案」。

標示	代表什麼
頁首「檔案已鎖定」／盾牌鎖	此分頁尚未解鎖，需要加密密語
頁首「檔案已解鎖」／盾牌鑰匙孔	此分頁已解鎖，可查看加密檔案
檔案旁鎖住的鎖頭	該加密檔案尚未解密顯示
檔案旁打開的鎖頭	該加密檔案已成功解密
「未加密」	附件本身未加密，不受分頁鎖定保護

加密密語區分大小寫，前後空白也必須完全一致；系統不會自動修剪或轉換字形。

解鎖只在目前分頁有效，不會記住加密密語。重新載入、登出或切換工作空間後須重新解鎖。未啟用檔案加密，或沒有讀取金鑰權限時，不顯示頁首檔案鎖定與解鎖按鈕。

在既有工作空間啟用

操作者必須是擁有者，並具備「啟用工作空間檔案加密」權限及其必要相依權限。 一般設定的委派權限不包含這項能力。

1. 開啟「工作空間設定 → 一般」，找到「檔案加密」，核對狀態為「未啟用」。
2. 按「啟用檔案加密」。
3. 閱讀不可停用與加密密語遺失無法復原的說明。
4. 輸入 8–50 個字元的「新加密密語」與相同的「確認新加密密語」，安全保存後按「儲存加密密語」。
5. 確認狀態變成「已啟用（無法停用）」。
6. 透過安全管道通知需要使用檔案的成員，讓成員從頁首輸入加密密語解鎖。

新上傳圖片與 PDF 自動加密，不需先解鎖；啟用前已存在的未加密附件，則會在下次編輯並儲存該張憑證時自動轉為加密檔案。啟用後不能改回未啟用，也不能以明文檔案替代加密上傳。

自動加密附件

具備新增或修改憑證與檢視附件所需權限即可依工作空間設定加密，不需「讀取工作空間檔案金鑰」權限或加密密語。即使分頁鎖定，也可上傳加密附件。

1. 確認工作空間已啟用檔案加密。
2. 在可編輯的原始憑證選擇新附件，或保留已有的未加密 WebP／PDF。
3. 明確按下儲存，等待加密與儲存完成；確認附件標示「已加密」。

保留附件會使用原始內容，不重新壓縮，名稱、識別碼、順序及原始修改時間不變。移除的附件及已加密附件不轉換。僅開啟憑證檢視不會自動轉換；須在可編輯憑證按下儲存時才會執行。若加密或併發檢查失敗，本次文件變更與附件轉換均不提交，請保留編輯內容並依錯誤重試。

修改加密密語

只有擁有者可以操作，需具備「變更工作空間檔案加密密語」權限及其必要相依權限，並知道目前加密密語。 即使此分頁已解鎖，修改時仍需驗證目前加密密語。

1. 在「工作空間設定 → 一般」的「檔案加密」按「修改加密密語」。
2. 填寫「目前加密密語」。
3. 輸入新的 8–50 個字元的「新加密密語」，並填寫相同的「確認新加密密語」。
4. 安全保存新加密密語，按「儲存加密密語」。
5. 以安全管道將新加密密語交付需要查看檔案的成員。

修改成功後，新加密密語可解鎖既有加密檔案，不需重新上傳。修改加密密語不會撤銷別人已取得的解密金鑰或下載內容，也不會強制鎖定其他已解鎖分頁。如需處理成員離開，仍應管理成員與權限，並了解金鑰限制。

遇到問題

情況	處理方式
加密密語不正確	確認工作空間、大小寫及所有空白；詢問擁有者是否已修改加密密語
有一般設定權限，卻沒有啟用或修改按鈕	請擁有者操作，並確認具備對應的檔案加密專用權限
已啟用加密，卻沒有頁首解鎖按鈕	請確認角色包含「讀取工作空間檔案金鑰」，再重新載入頁面
頁首已解鎖，仍有檔案無法顯示	核對附件權限與錯誤訊息；解鎖不保證損壞或不相符的附件可解密
上傳時提示檔案加密設定已變更	可能有人剛啟用加密；重新載入工作空間設定後重試儲存，確認附件已保存
所有人都忘記加密密語	先確認是否有安全保存的加密密語；系統沒有可復原檔案的重設機制

請勿把加密密語或解密金鑰貼進問題回報或 AI 對話。相關原理見檔案如何受到保護。