操作指南：AI 提示詞與使用情境

本頁的提問範例（提示詞）像平常交代工作一樣，不需要記住工具名稱。請管理人員協助完成AI 連線設定，再把範例中的公司、日期與交易換成自己的資料。

怎麼開始問

先說公司與期間，再說希望得到什麼結果。例如「幫我看範例公司一月的收入」。AI 可能追問報表、科目或缺少的資料，您可以像與同事討論一樣補充。

每次開始新工作，先核對連線所屬公司。以下各例可分開使用，不必一次貼完；需要建立資料時，先在練習工作空間操作。

「先給我看」是交代 AI 的工作順序，系統不保證每次執行前都有確認視窗。若只想查詢，請管理人員將連線限制為查詢用途。

提問前先填好三件事

要交代的內容	例子	核對方式
哪家公司	初本範例公司	先請 AI 列出工作空間名稱
哪段時間或哪筆交易	2026 年 1 月，或 1 月 5 日服務收款	確認日期；同日同額時加上摘要或編號
要做到哪一步	只查詢、提出建議，或保存草稿	回初本確認是否有保存及目前狀態

日常常用提示詞

看一份月份報表

幫我看看初本範例公司 2026 年 1 月的報表。
先讓我選要看的報表，再整理主要數字。這次只查詢。

準備與核對： 已有可用報表，連線與本人有報表檢視權限。到初本開啟同一份範本、選同一期間，核對金額及負數符號。查閱報表有畫面操作說明。

比較兩個月份

幫我比較這份報表 2026 年 1 月和 2 月的數字，哪些項目變動最多？
把差額列出來，查不到原因的地方先留作待確認。

準備與核對： 使用同一份報表比較兩段期間，核對各欄起訖日。AI 整理的原因可能是推測，應回到交易查證；收入的負數也不直接代表虧損。

整理一筆收款

1 月 5 日收到設計服務款 30,000 元，存進銀行，這筆要怎麼記？
先給我看借貸建議，還不要存進系統。

核對原始收款資料與科目後，可接著說：

剛才的內容我核對過了，幫我存成一筆傳票草稿，先不要提交。

準備與核對： 先具備科目檢視權限；保存時另需傳票建立及檢視權限，連線也要允許相應操作。到「傳票 → 草稿」核對日期、科目與借貸各 30,000 元，再依公司分工陳核及覆核。這筆來自完整操作範例，已登過就不要再建一筆。

更正或移除既有憑證與傳票

先請 AI 查找並讀取目標，核對工作空間、編號、狀態與內容，再明確指定操作。草稿移除使用「捨棄」；已同意原件修改使用「更正」，永久移除使用「作廢」。本人權限、工作空間政策及金鑰都須允許對應工具；工具名稱與授權設定見MCP 管理指南。

更正有實際變更時原件退回審核，需重新同意；傳票在此期間停止納入帳冊與報表。憑證更正不會回寫已建立的傳票。作廢不能復原，且不會移除對端或衍生單據，請逐筆核對。更正或作廢遇到版本衝突時，先讀取最新詳情，不沿用舊資料重試。

試做一份報表

我想做一份現金和銀行存款的檢查表，最後加上合計。
先把報表規則給我看，再試算 2026 年 1 月的結果，先不要保存範本。

準備與核對： 連線與本人有科目檢視及報表預覽權限。預覽不保存範本，但只有檢視權限可能無法預覽。可搭配第一份報表教學核對規則；練習公司四張基本傳票均已同意時，1 月銀行期內淨額為 94,000 元。

用預定義範本準備憑證

先在預定義範本索引查找名稱與 key，再請 AI 取得完整範本。例如：

幫我找適合雲端主機費的憑證範本。先查範本索引，再依 key 取得完整詳情。
核對本公司的科目、帳單、付款與稅額，再提出暫訂分錄；缺少的資料先問我。

索引只供快速定位。AI 應使用 source_document_predefined_template_details 取得說明、預填欄位與明細，核對科目是否存在且可使用；範本不代替交易事實或公司的會計政策。連線須允許相應工具，本人也須有原始憑證範本檢視權限。

若要維護工作空間自己的範本，可請 AI 先用 source_document_template_list、source_document_template_details 查找與讀取，再依要求使用 source_document_template_create、source_document_template_update 或 source_document_template_delete。修改與刪除前核對目標，保存後讀回詳情；建立範本不會建立憑證或傳票。

透過 AI 上傳單據圖片

收據、發票照片與掃描檔可以保存為原始憑證附件。AI 用戶端須能讀取您提供的檔案，並使用 HTTP 上傳工具（例如 curl）；只有 MCP 查詢連線或看得見對話中的圖片，仍不足以保證能把檔案保存到初本。若用戶端無法上傳，可到初本的原始憑證草稿自行附檔。

準備圖片與連線

• 準備清晰的 JPEG、PNG、WebP、GIF 圖片，也可使用 PDF。每次最多上傳 20 個檔案；超過時分批處理。
• 指定公司與目標文件。新增文件時，提供已知的交易日期、憑證分類、往來對象與金額；缺少的資料請 AI 詢問，不要從模糊照片猜測。
• 請管理人員在工作空間政策、個人金鑰及連線授權中允許「建立短效檔案上傳憑證」。本人須有原始憑證修改權限；新增草稿另需建立權限及「儲存原始憑證草稿」工具。查找與核對文件時，也需要相應的清單、詳情檢視權限與工具。

建立一份附有圖片的新草稿

在 AI 用戶端附上圖片；若使用本機代理，可提供它能讀取的檔案路徑，再交代：

這兩張是 1/8 的收據，一共 1,200 元。
幫我存到初本範例公司，先存一筆憑證草稿就好，缺資料再問我。

AI 應先建立沒有附件的草稿，取得文件識別碼，再將圖片上傳到該文件。保存附件不會替您完成陳核、同意或建立傳票；請依公司分工繼續處理。

補附圖片到既有文件

從初本取得文件識別碼，或請 AI 先列出候選文件讓您核對日期、金額、摘要與狀態，再說：

這三張也補到剛剛那筆憑證，原本的照片留著。
傳好了跟我說，有漏掉的也跟我說。

草稿與待覆核文件可補附圖片；已同意文件不能透過此上傳方式修改。不要只憑同日同額就選定文件。

上傳與加密如何處理

AI 會以目標文件及本批檔案的名稱、大小、MIME 類型取得短效上傳憑證，再直接傳送檔案。憑證有效 10 分鐘，每批限用一次，不需要您把原有連線金鑰貼進對話。超過 20 個檔案時，各批分別取得憑證。

未啟用檔案加密時，可直接上傳一般圖片或 PDF。伺服器將圖片轉成 WebP（預設最大寬度 2048、壓縮後上限 1 MiB）；PDF 保留原內容，單檔上限 5 MiB。無法處理或超過限制的檔案可能被略過，請核對結果。

已啟用檔案加密時，AI 用戶端須支援初本的檔案加密流程：取得工作空間共用公鑰，在本機加密後上傳。上傳新附件不需讀取解密金鑰或提供加密密語；查看已加密附件則有另外的權限與解鎖要求。不要把密語貼進對話；詳見加密附件與 AI 工具。

回初本核對結果

1. 開啟同一公司的目標原始憑證，核對文件識別碼與狀態。
2. 確認新增附件數量及內容，既有附件仍在；加密附件依權限解鎖後查看。
3. 請 AI 列出略過或失敗的檔案。上傳回應成功不代表每個檔案都成功。

憑證過期時，請 AI 重新取得。上傳處理失敗或有檔案被略過時，修正後為剩餘檔案取得新憑證。若逾時或結果不明，先查看文件附件再決定重試，避免重複附加或重建文件。

請 AI 批次處理並逐項回報

一次交代多筆草稿或查閱多個詳情時，可要求：

先核對這幾筆的識別碼與內容，再依已確認的清單處理。
完成後逐筆列出識別碼、成功或失敗及目前狀態。
若只有部分成功，先回報結果，不要重送整批。

支援的資源工具可一次傳入多筆；檔案上傳與下載有各自流程。輸入驗證失敗時整批不執行，執行途中可能部分成功，成功項目會保留。核對後只補處理失敗項目；需要前一步產生的識別碼時，先完成並讀回前一步，再執行下一步。詳細上限與回應格式見多筆操作。

透過 AI 下載憑證附件

先核對公司、文件及附件名稱，再請 AI 下載指定附件。用戶端須能發送 HTTP 請求及保存檔案；連線需允許「建立單筆附件下載憑證」，本人需有憑證檢視權限。只有文件詳情工具不足以取得檔案內容。

AI 應為每個附件取得有效 10 分鐘、限用一次的下載憑證，再依結果中的路徑下載。下載中斷需取得新憑證；附件已變更時先讀回最新詳情。加密附件保存後仍是密文，查看時需另依加密權限與密語解鎖。協定與授權設定見附件下載流程。

沿會計循環找靈感

下面每一步各有兩個例子，分別從「了解資料」與「準備下一步」出發。可以挑目前正在處理的工作提問，不需要把整個循環交給 AI 一次完成。

1．分析交易：先弄清楚發生什麼事

我們 1 月 10 日買了一台工作用電腦，24,000 元，已從銀行付款。
幫我整理這筆交易需要哪些資料，還缺什麼要問我？先不要入帳。

幫我整理 2026 年 1 月現有的原始憑證，哪些還要補資料或確認？
列成待辦清單，不要修改憑證。

準備與核對： 第二例需要原始憑證檢視權限及相應連線功能。AI 只能整理您提供或可查到的資料，不能證明公司已收齊全部單據。回到憑證核對日期、往來對象、金額與附件；設備是否列資產由負責人確認。分析交易教學。

2．分錄：把交易整理成借貸

1 月 8 日從銀行支付辦公室租金 12,000 元。
依公司現有科目給我一份借貸建議，先不要保存。

幫我檢查一月現有的傳票草稿，有哪些日期、摘要或科目需要再確認？
整理成清單，先不要改內容或提交。

準備與核對： 需要科目、草稿檢視權限及相應連線功能。回到原始資料逐筆核對，借貸平衡仍可能選錯科目或漏登交易；AI 的建議不等於已保存草稿。分錄教學。

3．過帳：追蹤覆核與入帳狀態

一月還有哪些傳票停在草稿或待覆核？
幫我整理交接清單，這次不要提交或同意傳票。

幫我確認 1 月 5 日那筆 30,000 元服務收款，傳票現在是什麼狀態？
如果還沒同意，告訴我下一步該在哪裡處理。

準備與核對： 需要傳票檢視權限及相應連線功能。同日同額可能有多筆交易，請一起核對摘要與傳票編號。只有已同意傳票才納入帳冊與報表；交接清單不會替覆核人員完成同意。過帳教學。

4．試算：確認數字是否合理

幫我用現有的科目檢查報表看 2026 年 1 月的數字。
銀行存款期內淨額應該是 94,000 元；如果不同，列出要查的地方，先不要改帳。

這份檢查表的借貸差額是零，還有哪些地方需要核對？
依目前查得到的交易，幫我整理一份檢查清單。

準備與核對： 需要已驗收的檢查報表、報表及傳票檢視權限與相應連線功能。94,000 元只適用於完整練習的四筆基本交易；差額為零也不保證科目與交易完整。不要新增交易把數字補成範例。試算教學。

5．調整：先試算，再決定要記什麼

那台 1 月 10 日買的電腦，幫我看看一月需不需要折舊。
先依已登錄的資產資料說明，不要建立憑證或傳票。

幫我預覽這台電腦到 2026 年 2 月的折舊，先不要建立資料。
缺少分類或其他設定時先問我，並列出哪些後續步驟還沒做。

準備與核對： 資產已登錄並同意，連線與本人有資產檢視及折舊預覽所需權限；預覽還需要適用憑證分類等設定。本系統從取得次月起折舊，練習電腦 1 月無折舊、2 月才開始。預覽不會完成憑證或傳票覆核。調整教學。

6．結帳：整理完成情況與下期交接

我們準備結 2026 年 1 月的帳，幫我整理還沒完成的傳票和調整事項。
先給我一份結帳前檢查清單，不要執行結帳。

幫我看看一月的期末傳票和二月的期初資料目前處理到哪裡。
列出待覆核項目和可能重複的地方，供我核對，先不要建立新傳票。

準備與核對： 需要相關傳票、報表與跨期結算檢視權限及相應連線功能。公司的結帳政策、範本與承接科目由負責人確認；AI 可協助整理可見資料，不能保證清單包含所有結帳事項。期末結帳、結轉、期初開帳與登打期限是不同作業，先核對是否已建立再處理。結帳教學。

AI 追問或執行失敗時

遇到的情況	下一步
AI 要您補資料	補充交易日期、報表名稱或原始單據，不需要猜工具名稱
顯示沒有權限	請管理人員確認連線可用功能與本人權限
公司名稱不對	停止操作，請管理人員改用正確公司的連線
AI 說完成，但畫面找不到	確認工具結果、公司及查詢條件；建立資料前先查清單

建立草稿的結果不明時，先到初本確認是否已存在，再決定重試，避免重複建立。更多說明見工具、權限與結果。