基本術語
帳號、工作空間與權限
Section titled “帳號、工作空間與權限”| 術語 | 在系統中的意思 |
|---|---|
| 使用者 | 以電子郵件登入的帳號；可參與多個工作空間 |
| 工作空間 | 一組獨立的帳務資料、成員與設定 |
| 擁有者 | 建立並擁有工作空間的使用者；方案會影響工作空間可用性 |
| 角色／角色範本 | 角色是一組授予的權限；範本是建立角色時的起點，實際權限須查閱工作空間設定 |
| 權限 | 是否能查閱、新增、修改、送審、同意或管理某項資源；部分操作還依賴其他查閱權限 |
| 使用者方案 | 帳號的有效期間與額度；不是工作空間角色 |
本手冊的「會計人員、導入顧問、系統管理員」是閱讀分類，不能取代權限配置。
| 術語 | 意義與用途 |
|---|---|
| 科目 | 用於分錄與報表的會計分類，可有階層、狀態及借貸方向設定 |
| 原始憑證 | 交易的佐證資料，例如收據、發票資訊及其附件；同意憑證不會自動產生或同意傳票 |
| 傳票 | 承載日期、分類、摘要與多筆分錄的帳務紀錄 |
| 分錄 | 傳票中的科目、借貸方向與金額；送審時需符合借貸平衡等檢查 |
| 草稿 | 尚在準備的資料；可能尚未取號，尚未成為已同意傳票的帳務結果 |
| 審核中 | 已陳核，等待具備權限的人員覆核 |
| 已同意 | 通過同意操作的資料；不同資源的同意影響不同，帳冊與報表依其規則採計傳票 |
| 往來對象 | 交易對象主檔，供憑證與傳票選用及查閱 |
| 關聯資料 | 連接憑證、傳票與資產的追溯關係；建立連結本身不等於產生分錄 |
| 日記帳 | 依時間查閱已同意傳票的帳務明細 |
| 明細分類帳 | 按科目查閱帳務明細與餘額變動 |
| 報表範本 | 用文字規則設定報表列，再依日期區間查閱結果 |
介面採用「已同意」狀態；操作章節會說明各資源的「同意」結果，不將憑證同意、資產同意與傳票認列混為同一步。
捨棄、更正與作廢
Section titled “捨棄、更正與作廢”| 操作 | 適用狀態與結果 |
|---|---|
捨棄（discard） |
僅原始憑證或傳票草稿；永久移除草稿及其附件或明細、關聯。 |
更正（correct／correction） |
已同意原始憑證或傳票；有實際變更時更新原件並退回審核，保留編號與操作紀錄。傳票暫停過帳，重新同意後恢復。 |
作廢（void） |
已同意原始憑證或傳票；永久移除原件及其附件或明細、關聯，保留操作紀錄。傳票停止影響帳冊與報表。 |
更正與作廢各有專用權限；兩者都不會自動改寫或移除對端憑證及既有衍生傳票。操作步驟見所有憑證及所有傳票。
- 交易幣別：原始憑證記錄交易所使用的幣別。
- 本幣／功能性幣別：工作空間的帳務金額基準；傳票關聯外幣憑證時需核對換算。
- 匯率歷史：具有來源、目標與適用期間的換算資料；教學示例匯率不是市場報價。
資產與期末作業
Section titled “資產與期末作業”- 財產目錄：集中列出所有已同意資產（依時間法與活動量法分表），並支援匯出 XLSX 或 PDF。
- 資產總表與折舊攤銷紀錄：查閱已送審或已同意的資產、帳面價值、關聯資料及逐筆折舊攤銷分配與認列紀錄。
- 折舊攤銷預覽：唯讀試算，尚未建立傳票或改變累計折舊攤銷。
- 折舊攤銷傳票：按選定資產與分配直接產生的傳票；預設審核中，具權限時可選自動同意。傳票同意後，分配金額才會計入累計折舊攤銷。
- 期中關帳：設定影響期間與關帳日，逾期時提示並標記傳票；不是自動編製結帳傳票。
- 期初開帳、期末結帳、期末結轉：不同跨期作業入口，依日期區間、報表與對應科目產生待覆核的傳票。
- 沖銷計劃：查詢並選取原傳票分錄，規劃沖銷與相關新傳票；詳見操作指南。